01Marketing y ventas
Convierte las consultas en un proceso de ventas repetible.
Los prospectos se pierden entre mensajes, las cotizaciones quedan sin respuesta y cada conversación empieza desde cero.
Práctica fundamental
Lleva un registro único de prospectos con contacto, tipo de trabajo, estado de la cotización, próxima acción y fecha de seguimiento. Un CRM sencillo puede centralizar esta rutina.
Práctica avanzada
Agrega reportes de oportunidades, capacitación para responder objeciones y acuerdos de preconstrucción que definan la planeación pagada, el alcance y las responsabilidades. Revisa los términos con un abogado calificado.
Primer paso
Reúne todas las cotizaciones abiertas en una lista y asigna una fecha de seguimiento a cada una.
Qué medir
Cotizaciones aceptadas ÷ cotizaciones enviadas. Revisa por tipo de trabajo, además del total.
02Gestión de proyectos
Mantén el trabajo en marcha, del inicio a la entrega.
La cuadrilla empieza sin información completa, los problemas de calidad aparecen tarde y la lista de pendientes sigue creciendo.
Práctica fundamental
Usa listas estandarizadas de inicio, control de calidad y cierre. Registra alcance, calendario, responsables, decisiones del cliente y pendientes en un expediente compartido.
Práctica avanzada
Centraliza programación, selecciones, órdenes de cambio y comunicación con el cliente en software especializado de construcción cuando el volumen y la coordinación lo justifiquen.
Primer paso
Crea una lista de inicio: alcance firmado, selecciones aprobadas, instrucciones a la cuadrilla, materiales y primera actualización al cliente.
Qué medir
Hitos cumplidos a tiempo y pendientes sin resolver al entregar el trabajo.
03Gestión financiera
Conoce lo que ingresó, lo que gastaste y lo que vence.
Entra dinero, pero no está claro qué trabajos dejaron ganancia ni si alcanza para los próximos pagos.
Práctica fundamental
Configura Wave o QuickBooks para facturación y registro de gastos. Guarda recibos, revisa las categorías de movimientos bancarios y concilia los registros periódicamente. La automatización requiere revisión.
Práctica avanzada
Controla los costos de mano de obra, materiales y subcontratistas por proyecto. Compara presupuesto y costo real, y actualiza una proyección de flujo de efectivo con cobros y pagos esperados.
Primer paso
Asigna un nombre o código de proyecto a cada gasto nuevo y programa una revisión semanal del dinero.
Qué medir
Costo presupuestado frente al real por proyecto y efectivo esperado después de los próximos pagos.
04Operaciones y ejecución
Haz que el buen trabajo se pueda repetir.
El equipo depende del dueño para cada respuesta, los materiales llegan tarde y las instrucciones cambian entre cuadrillas.
Práctica fundamental
Escribe procedimientos operativos estándar (SOPs) breves para tareas recurrentes. Define responsable, pasos, criterios de calidad y lugar donde guardar los registros.
Práctica avanzada
Estandariza las solicitudes de materiales y de información (RFIs), con responsables de aprobación, fechas de respuesta y un registro de decisiones por proyecto.
Primer paso
Documenta una tarea que suele causar retrabajo. Revisa los pasos con la cuadrilla antes de aplicarlos.
Qué medir
Horas de retrabajo y retrasos por falta de materiales o preguntas sin resolver.
05Ahorro de tiempo y automatización
Conecta el trabajo después de aclarar el proceso.
Se pierde tiempo buscando archivos, capturando información dos veces y recordando tareas rutinarias.
Práctica fundamental
Crea una unidad compartida en la nube, como Google Drive, con carpetas por proyecto, nombres consistentes y permisos definidos. Usa plantillas y recordatorios recurrentes.
Práctica avanzada
Usa herramientas como Zapier para conectar un flujo definido: por ejemplo, crear una carpeta y una tarea de inicio al aprobar un prospecto. Incluye alertas de error y un responsable que revise los resultados.
Primer paso
Usa la misma estructura de carpetas en tu próximo trabajo: acuerdo, cotizaciones, recibos, registros de obra y cierre.
Qué medir
Tiempo dedicado a tareas administrativas repetidas y acciones automáticas fallidas o duplicadas.
06Recursos humanos y administración
Define qué significa hacer bien cada puesto.
Las responsabilidades se enciman, el personal nuevo aprende sobre la marcha y no hay expectativas claras para evaluar el desempeño.
Práctica fundamental
Escribe descripciones de puesto con responsabilidades y líneas de reporte. Usa una lista de incorporación para herramientas, reglas de obra, procedimientos y capacitación inicial.
Práctica avanzada
Define indicadores clave de desempeño (KPIs), tableros por puesto y revisiones periódicas. Elige medidas relacionadas con resultados que cada persona pueda influir.
Primer paso
Anota las cinco responsabilidades principales de un puesto y a quién debe acudir esa persona si necesita ayuda.
Qué medir
Pasos de incorporación completados y pocas medidas de calidad, cumplimiento y productividad por puesto.